Materiały dla hotelu - kompletna checklista przed sezonem, otwarciem lub rebrandingiem

Zacznij od stref obiektu

Najprostsza metoda polega na przejściu przez hotel według miejsc kontaktu z gościem. Osobno sprawdź recepcję, pokoje, gastronomię, SPA, sale konferencyjne, ciągi komunikacyjne i zaplecze. Przy każdym materiale zapisz osobę odpowiedzialną, aktualną wersję pliku i termin, w którym produkt musi być dostępny.

Warto od razu rozdzielić materiały stałe, regularnie uzupełniane i sezonowe. Tabliczka na drzwi może pracować kilka lat, wkładka do menu kilka tygodni, a oferta sylwestrowa tylko podczas jednego wydarzenia. Te grupy wymagają innych technologii i harmonogramów.

• materiały stałe: oznakowanie, okładki, tablice i wyposażenie
• materiały cykliczne: wkładki, opakowania, vouchery i artykuły piśmiennicze
• materiały sezonowe: oferty świąteczne, wakacyjne, konferencyjne i eventowe

Recepcja, pokoje i komunikacja z gościem

Recepcja potrzebuje materiałów informacyjnych i sprzedażowych: wizytówek, teczek, voucherów, kopert, map, kart lojalnościowych oraz komunikatów czasowych. W pokojach dochodzą zawieszki, informatory, room service, minibar, Wi-Fi, zasady pobytu i materiały dotyczące dodatkowych usług.

Elementy pokojowe są intensywnie dotykane i czyszczone. W wielu przypadkach lepiej sprawdza się trwała okładka z wymiennymi wkładami niż drukowanie od nowa całej książki gościa. Ułatwia to aktualizację cen, godzin otwarcia i regulaminów.

• zawieszki na drzwi i oznaczenia pokojowe
• informatory pokojowe oraz instrukcje
• karty room service, minibaru i usług dodatkowych
• notesy, długopisy i drobne zestawy powitalne

Restauracja, bar i SPA

Gastronomia generuje najwięcej wariantów. Karta główna, śniadania, wina, koktajle, wkładki sezonowe i menu wydarzeń mają różną częstotliwość aktualizacji. Najpierw ustal, które elementy mają być trwałe, a które łatwo wymienne.

W SPA kluczowe są cenniki, katalogi zabiegów, formularze, vouchery i opakowania prezentowe. Cennik powinien dać się aktualizować bez wymiany wszystkich elementów, a voucher musi dobrze wyglądać zarówno w recepcji, jak i po wręczeniu go jako prezentu.

• menu główne i wkładki sezonowe
• karty win, drinków i deserów
• podkładki, standy i rachunkowniki
• cenniki SPA, vouchery, koperty i pudełka

Konferencje, personel i oznakowanie

Wydarzenia mają nieprzesuwalny termin. Identyfikatory, smycze, agendy, teczki, notesy, oznaczenia sal i materiały sceniczne trzeba podzielić na elementy możliwe do wykonania wcześniej oraz personalizowane po zamknięciu listy uczestników.

Odzież i oznakowanie wymagają dodatkowych danych. Przy fartuchach potrzebne są rozmiary, modele, kolor, sposób prania i technologia znakowania. Przy tablicach oraz banerach liczą się wymiary miejsca, podłoże, warunki pogodowe, odległość czytania i sposób montażu.

• identyfikatory, smycze, opaski i programy
• fartuchy, bluzy i koszulki z logo
• tablice, folie, kierunkowskazy i numeracja
• ścianki, roll-upy, banery i siatki mesh

Jak przygotować jedno zapytanie do wyceny

Nie musisz znać nazw papierów ani technologii. Ważniejsze jest zastosowanie, format, liczba sztuk, częstotliwość wymiany, oczekiwany termin i miejsce dostawy. Jeżeli rozważasz kilka nakładów, wpisz wszystkie warianty, na przykład 250, 500 i 1000 sztuk.

Dołącz logo w wersji wektorowej, brandbook, aktualne projekty oraz zdjęcia wcześniejszych materiałów. Przy zamówieniu dla kilku obiektów podaj sposób podziału nakładu i adresy dostaw. Jedna tabela z właścicielem każdego produktu znacznie ogranicza ryzyko użycia starego numeru telefonu, ceny albo logo.