Eine gute Gästemappe reduziert wiederkehrende Fragen an der Rezeption und unterstützt den Verkauf zusätzlicher Leistungen. Sie führt durch wichtige Informationen, statt wie eine interne Hausordnung zu wirken.

Inhalte an der Gästereise ausrichten

Gäste benötigen Antworten nach der Ankunft, vor dem Frühstück, bei der Tagesplanung, während einer Bestellung und vor der Abreise. Diese Reihenfolge ist verständlicher als die interne Hotelstruktur.

Beginnen Sie mit Kontakt, WLAN, Essenszeiten und Grundregeln. Danach folgen Gastronomie, SPA, Ausflüge, Transport, Tagungen und Check-out.

  • wichtige Informationen auf einen Blick
  • kurze Überschriften und klare Abschnitte
  • einheitliche Leistungsnamen in allen Kanälen
  • sichtbare Kontakte und Öffnungszeiten

Dauerhafte und veränderliche Inhalte trennen

Hotelgeschichte, Sicherheit und Ausstattung ändern sich selten. Preise, Menüs, Öffnungszeiten und Pakete ändern sich häufiger und sollten nicht fest eingebunden sein.

Ring-, Schraub- oder Taschensysteme erlauben austauschbare Karten. Dauerhafte Inhalte bleiben gedruckt, Details können zusätzlich über QR-Code aktualisiert werden.

  • langlebige Hülle und feste Abschnitte
  • austauschbare Leistungs- und Preiskarten
  • separate Saisonbeilagen
  • QR-Code als Ergänzung, nicht einzige Quelle

Sprachversionen sorgfältig planen

Jede Sprache benötigt denselben Informationsumfang. Gekürzte Versionen führen zu Missverständnissen und zusätzlichen Fragen.

Je nach Sprachenzahl und Umfang kann eine mehrsprachige Mappe oder getrennte Ausgabe sinnvoll sein. Symbole und farbige Register erleichtern die Orientierung.

  • professionelle Sprachprüfung
  • einheitliche Namen für Leistungen und Räume
  • Sprachkennzeichnung auf Umschlag oder Rücken
  • Prüfung von Telefonnummern und Links

Format und Bindung für das Zimmer wählen

Die Gästemappe braucht einen festen Platz. Zu groß belegt sie den Tisch, zu klein wird sie schlecht lesbar. Testen Sie sie zusammen mit der Zimmereinrichtung.

Die Hülle darf Innenraummaterialien aufnehmen, muss aber leicht zu reinigen sein. Einzelne beschädigte Karten sollten austauschbar bleiben.

Ein Muster sollte im Showroom gemeinsam mit Rezeption und Housekeeping geprüft werden.

Einen Aktualisierungsplan einführen

Bestimmen Sie eine verantwortliche Person und einen Prüftermin, etwa vor jeder Hauptsaison. Abteilungen melden Änderungen an eine zentrale Stelle.

Versionsnummer und Datum gehören in die Produktionsdokumentation. So bringt ein Nachdruck nicht versehentlich alte Preise oder Regeln zurück.

Häufige Fragen

Gedruckte oder digitale Gästemappe?

Am besten ist die Kombination. Druck bleibt jederzeit verfügbar, digitale Details lassen sich leichter aktualisieren.

Welche Bindung ist geeignet?

Das hängt von Umfang und Änderungshäufigkeit ab. Bei regelmäßigen Updates sind austauschbare Karten ideal.

Sollten Sprachen getrennt werden?

Bei umfangreichen Inhalten ja. Kurze Informationen können klar mehrsprachig aufgebaut werden.

B2B-Angebot

Haben Sie eine Liste mit Hotelmaterialien?

Senden Sie sie auch dann, wenn Formate oder Spezifikationen noch fehlen. Wir strukturieren den Umfang, ergänzen Angaben und planen die Produktion.

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